Relaciona el documento con la tarea
Una ficha técnica, un manual y un certificado resuelven necesidades distintas. Organiza su acceso a partir de producto, equipo, aplicación o cliente. La clasificación debe reflejar el modo de búsqueda del profesional.
Haz visible el contexto
Utiliza un título reconocible y muestra los datos necesarios para distinguir el archivo: referencia, idioma, tipo o revisión. Evita que el usuario deba abrir varios documentos para saber cuál le corresponde.
Define quién puede consultarlo
Construye la matriz de acceso con ejemplos. Separa recursos públicos, documentos por perfil y archivos específicos de cliente. Comprueba también qué ocurre cuando se modifica un permiso o se sustituye un documento.
Asigna la responsabilidad editorial
Decide quién prepara, revisa y mantiene el contenido. Un gestor documental no puede determinar por sí mismo si la información técnica sigue siendo correcta. El responsable debe tener un procedimiento de actualización.
Prueba la consulta real
Busca un manual desde un móvil, desde un perfil nuevo y con una denominación que use el cliente. Revisa legibilidad, descarga y mensajes de acceso. Esas pruebas muestran si la estructura ayuda a trabajar.
Empieza por una familia
Selecciona una familia de producto, prepara su documentación y valida el recorrido. La estructura que resulte útil puede extenderse al resto del catálogo, ajustando las excepciones necesarias.
