Inventaría lo que se usa
Empieza por fichas, tarifas, imágenes y argumentarios realmente compartidos. Asigna referencia, propietario y destinatario. No organices todo el histórico antes de resolver lo que circula hoy.
Define nombres y estados
Nombre sugerido: SKU_tipo_idioma_version_fecha. Estados: borrador, en revisión, aprobado y sustituido. El nombre ayuda; la ficha de control identifica la versión vigente.
Separa revisión y aprobación
Producto valida datos; comercial valida condiciones; marketing valida presentación. No todos necesitan permiso de administración. Una edición posterior a la aprobación abre una nueva revisión.
Retira versiones anteriores
Conserva el histórico con acceso adecuado, pero evita que aparezca como opción vigente. Actualiza enlaces y avisa a quienes utilizan la versión sustituida.
Prueba una búsqueda
Pide a alguien que no haya creado la carpeta encontrar la ficha vigente. Si duda entre dos archivos, el sistema de versión no está resuelto.
Ejemplo desarrollado
CR-20_ficha_ES_v01_20261001 está aprobada. Se corrige un dato y se crea v02 como borrador. Mientras v02 se revisa, v01 sigue siendo vigente salvo retirada expresa por error. Si v01 contiene un dato incorrecto de impacto, se retira y se comunica la indisponibilidad hasta aprobar la sustitución. Al aprobar v02 se marca v01 como sustituida.
Practícalo
Una persona cambia una cifra en el PDF aprobado y conserva nombre y fecha. Describe la corrección de proceso.
Consultar solución comentada
Identificar qué cambió, conservar evidencia de la versión anterior, crear una nueva versión y someter el dato a revisión. No mantener el estado aprobado después de editar. Comprobar quién recibió el archivo alterado y corregir la distribución si procede.